学校办公室

    ●学校办公室概况
    学校办公室为学校的综合办事机构，在校长的直接领导下，具体负责学校的综合协调、文秘档案、督促检查、信访接待、外事管理、通讯管理、公务用车管理以及文印收发等方面的工作。学校办公室下设综合档案室、文印打字室、收发室、小车班。
    多年来，在学校领导的关心指导下，学校办公室不断加强自身建设，紧紧围绕学校的改革和发展，以做好服务工作为核心内容，不断强化大局意识、服务意识、自觉创新意识和质量效率意识，努力加强办公室工作的规范化、程序化、管理手段现代化建设，转变职能，科学管理，规范服务，不断提高工作质量和管理水平，充分发挥中心枢纽、参谋助手和桥梁窗口三个作用，为学校发展发挥了重要保障和推动作用。多次获得“河南省电力系统办公室先进单位”、学校“先进处室”等荣誉称号。

    ●岗位职责

    ●办事流程
    一、学校会议室、报告厅、阶梯教室申请使用流程
    1、使用部门首先填写使用申请表；
    2、所在部门负责人签署意见并盖章；
    3、主管校领导签署意见；
    4、把使用申请表交至学校办公室，由办公室主任签署意见；
    注：①阶梯教室的使用申请被同意，申请单将转到阶梯教室管理部门团委
    　　②学术报告厅的使用申请被同意，申请将转到学术报告厅的管理部门科教信息处
    　　③会议室的使用申请被同意，申请单将转到会议室的管理部门学校办公室
    5、由各场所负责部门工作人员，配合使用部门开启使用场所门、窗、及相关设施；
    6、使用完毕后，由使用部门打扫好会场，通知管理部门关闭相关场所。

    二、用印流程
    1、经办人填写用印申请表
    2、部门领导填写意见、签字和盖章
    3、主管校领导填写意见和签字
    4、学校办公室用印

    三、接待流程
    1、校办接到通知，向有关校领导汇报
    2、制定接待方案：根据客人人数、性别、职务、到达（离开）时间做好接站、住宿、用餐、车辆安排；根据客人来校目的，做好参观、座谈、汇报等安排，并报主管校领导审批
    3、客人到达接站，重要客人请有关校领导参与接站
    4、客人在校接待期间，如需走访一些外单位，及时通知走访单位并做好车辆安排
    5、客人离校送行，重要客人请有关校领导参与送行
    注：①接待标准参照《业务招待费使用管理办法》
    ②客人住宿，经主管校领导签字同意后，安排在招待所，如需住宾馆，由校办公室安排

    四、档案借阅程序
    1、档案资料的借阅，如果某个部门需要借阅时，必须有部门介绍信，经办公室批准，在阅档室进行查阅；如需复印档案资料，要向办公室提出申请，同意后现场登记，方可带离档案室进行复印，但必需及时归还；如需借离档案室资料，必须由主管校领导同意，并告知办公室，方可借阅，借阅时间不得超过一周，如仍需借用，需要办理延迟借阅手续。如果个人需要查阅档案室资料，必须由其所在职能部门出面借阅，然后按照部门借阅档案资料程序执行。
    2、借用者要爱护档案资料，严禁在图纸和文件上涂改、圈注、勾划折叠、拆卷、污损，未经许可，不准私自转借，携带出差。
    3、外单位借阅档案时，必须有单位介绍信，并经校领导批准，方可在办公室内查阅，不准带出办公室。
    4、借阅者不翻阅、摘录和查询与允许查询内容无关的材料，不准在私人谈话、通信中涉及档案内容。
    5、借阅档案时要当面点清、登记；归还时查点无误后当面注销。
    6、档案在借阅过程中丢失或严重损坏，由当事人负责，借阅者应写出丢失原因，提交校办公室研究处理，并给出处理结果。

    五、信访工作办理流程
    1、 信访工作包括："来信"、"来访"及上级信访部门转来的信访批办件的办理工作。学校办公室负责群众"来访" 、群众"来信"的办理工作。
    2、 信访办理人员要建立"信访"工作登记本。负责及时登记各项"信访"办理事件。
    3、 信访办理人员在办理各项"信访"工作时，要填写"信访工作登记单"。对"来访"者，还要登记来访人姓名、单位，来访时间和来访事由，并将"信访工作登记单"连同"信访书面材料"一起送学校办公室负责人签署意见。
    4、 根据办公室负责人签署的意见，送有关校领导批示或直接送相关职能部门处理。
    5、 根据领导批示意见，将"信访"材料转送相关职能部门办理，若涉及两个以上部门承办的事项，由学校办公室负责协调有关部门协商处理。
    6、 承办部门负责人收到"信访工作登记单"后，要在原件上签字，同时应在受理之日起的规定时限内办理完毕，并将办理结果反馈给信访人及学校办公室。
    7、 学校办公室负责督办"信访"事项的落实情况，并负责向上级信访部门和信访人反馈处理意见。
    8、 将"信访工作登记单"和信访原件及处理结果一并存档。

    六、公务用车办理流程
    1、公务用车范围：校领导公务用车、学校接待用车等
    2、学校办公室安排出车，特殊情况转告学校办公室主任
    3、小车班出车（填写行车记录）
    4、驾驶员完成出车任务后，反馈信息到学校办公室
    注：其它部门用车，由后勤车队负责，如有特殊情况，须经主管校领导同意以后，再由学校办公室安排出车

    七、电话变更流程
    （1）教职工装机
    1、教职工提交个人申请
    2、学校办公室主任审批
    3、校领导审批
    4、财务处交费
    5、电话总机房登记和交身份证复印件
    6、网通公司装机
    注：教职工个人电话的其它业务，请直接拨打网通公司电话：10060
    （2）校内装机、拆机或移机
    1、部门负责人提交申请
    2、学校办公室主任审批
    3、校领导审批
    4、网通公司装机、拆机、移机

    八、收发流程
    （1）邮寄
    1、邮寄范围：外函、外调、公函等
    2、组织部或学校办公室审批
    3、学校收发室邮寄
    （2）公示
    1、普通邮件每3天公示一次
    2、特快专递每天公示

    ●文档下载

    1.报告厅、阶梯教室使用表

    2.用印申请表

    3.学校公务用纯净水使用申请单

    ●办公电话

    主  任：    0371-66868227
    副主任：　　0371-66868226
    秘书A：　　 0371-66868224
    秘书B：　　 0371-66868224
    文书档案员：0371-66868221
    办事员：　　0371-66868225
    话务员：　　0371-66868222
    司机班长：　0371-66868223
    收发员：　　0371-66868220
    司机A：　　 0371-66868223
    司机B：　　 0371-66868223